Organización de datos de entrada en el modelo de Plan Financiero

Esta cuestión podría parecer baladí, pero no lo es, sobre todo teniendo en cuenta que el modelo está compuesto por más de 60 hojas de cálculo, y puede resultar muy complicado y “mareante” ir de un lado a otro buscando un dato o un resultado.

En principio, en los primeros modelos y versiones las hojas estaban organizadas por un criterio de comodidad a la hora de imprimir el modelo y estudiar los resultados. Sin embargo este orden lógico, no coincide con el orden lógico a la hora de usar el modelo por un emprendedor para adaptarlo a su proyecto e introducir los datos necesarios.

Por esta razón, entre otras, se ha optado por agrupar en todo lo posible las hojas de datos al principio y mantener el orden del resto de hojas (auxiliares y de resultados).

El criterio de ordenación es:

  • primero las hojas de datos en una secuencia lógica de introducción de datos.
  • Después las hojas auxiliares (ocultas en su mayoría)
  • Y por último las hojas de resultados: Balances, Resultados, Tesorerías, Ratios, etc, etc.

De todos modos como en cualquier hoja de cálculo el usuario puede modificar el orden a su gusto sin que esto suponga ningún problema más allá de tardar algo más a la hora de localizar una hoja en particular por parte de alguien que esté acostumbrado a encontrarlas en el orden por defecto.

El modelo de Plan Financiero está desarrollado en la hoja de cálculo de Microsoft, Excel®. El modelo consta de aproximadamente 60 hojas de cálculo y está preparado para ser impreso.

En la primera de todas las hojas llamada Índice, está la lista de las hojas, y el número de páginas de cada hoja en la impresora. Asimismo se indica si la hoja es de datos, auxiliar o de resultados. Normalmente las hojas auxiliares no será imprescindible imprimirlas puesto que se trata de cálculos intermedios para poder obtener las hojas de resultados, donde se concentra el resumen de la información resultante del modelo para los datos que se hayan introducido.

Se ha organizado el plan en tantas hojas para que la información y resultados estén más estructurados, de forma que cada hoja no contenga más de 40 ó 50 filas y no más allá de 15 columnas, para que al ser impresas no ocupen más de dos folios cada una.

En la organización del libro de cálculo, aparte de separar los datos por años, se ha intentado en lo posible, separar los cálculos de los parámetros, lo cual no es muchas veces fácil. Esto tiene la ventaja de que todos los parámetros que se usan estén agrupados, y no “escondidos” o perdidos en un mar de celdas y fórmulas. Por el contrario, es cómodo tener el parámetro al lado de los cálculos para poder modificarlo directamente sin tener que volver una y otra vez a las hojas de parámetros.

La mayoría de los parámetros están agrupados en unas pocas hojas, las que aparecen reseñadas como hojas de datos en el índice: “Datos Básicos”, «Parámetros», “Inversiones ANC”, “Financiación”, “RR HH”, “Gastos Fijos”, “Prev. Ventas” y “Precios y CV”.

En algún caso hay hojas de parámetros ocultas que pueden activarse para casos particulares en que sean necesarias, pero para la mayoría de los casos no lo son y por eso he decidido mantenerlas, pero ocultas.

La mayoría de las hojas son de cálculos o resultados puros, como las de los Balances, Cuentas de Resultados, IVA, Ratios, Tesorerías, etc. En estas hojas, no se debe tocar nada, puesto que si se hace, posiblemente tenga repercusiones en otras hojas, y el modelo se “descuadre”. Las hojas auxiliares son de cálculos intermedios de modo que tampoco se debe tocar nada a riesgo de “descuadrar” el modelo.

Para seguridad del modelo se han bloqueado todas las celdas y hojas donde no se debería tocar, y se han coloreado de gris las celdas donde es necesario ir introduciendo los datos necesarios. Algunas veces estos datos se pueden (se deben) seleccionar de una lista desplegable entre una serie de opciones posibles.

Las celdas que contienen “datos” en el sentido de que se deben introducir valores aparecerán sombreadas de color gris. Muchos de estos valores están introducidos con valores comunes por lo que no será necesario introducir datos en todas las celdas lo que hará más cómoda la introducción de datos.

El modelo abarca un horizonte de 5 ejercicios económicos, que he denominado AÑO 0, AÑO 1, AÑO 2, Año 3 y Año 4. La idea es que normalmente el primer año (el 0) por ser el inicial del negocio, es atípico en muchos sentidos. Para empezar, no será completo, puesto que el negocio abrirá en cualquier mes de este año. Además típicamente, este año los gastos fijos serán más reducidos, así como las ventas, que razonablemente se irán incrementando, hasta alcanzar un régimen normal en un plazo variable, pero desde luego superior al año.

A veces puede ser confuso empezar a contar desde 0 en lugar de desde 1, pero el primer año siempre es diferente de cualquier otro y he optado por hacerlo así.

Una manera de entender o de usar estos tres años, es el AÑO 0 como inicial, el AÑO 1 como de transición y el AÑO 2 como un año normal de evolución de la empresa. Bien es cierto que en muchos negocios, el plazo de tiempo necesario para alcanzar un “régimen de crucero” puede ser sensiblemente mayor, pero hacer las estimaciones para 5 años por ejemplo, no aporta mucha más información para los niveles que son necesarios dentro del programa de Creación de Empresas, y sí, complica más el modelo, son muchos más folios, hay que estimar parámetros para 2 años más, etc, etc.

Una cuestión relevante a decidir antes de iniciar la introducción de datos es cuándo se considera el mes inicial o momento inicial. El objetivo es el análisis económico financiero, no replicar la contabilidad. En general en mi opinión y experiencia se debe considerar que el instante inicial es el momento en el que se comienzan a realizar ventas.

Puede haber alguna circunstancia especial, pero la regla debe ser esa. El simulador supone que todas las inversiones se realizan al inicio de cada ejercicio, especialmente en el año inicial o 0. Todos los gastos realizados con anterioridad al instante inicial (momento de iniciar las ventas) en mi opinión deben ser considerados inversiones iniciales